Close
Wednesday, Oct 16, 2019

Mniejsze firmy dość często zmieniają swoje siedziby. Nie mają swojej jednej konkretnej lokalizacji. Nieraz na początku swojej działalności wynajmuję lokale, by dopiero potem, gdy ich budżet wyraźnie się powiększy, zainwestować w coś własnego i zorganizować to zgodnie ze swoimi indywidualnymi potrzebami. Oczywiście taka przeprowadzka biura wymaga właściwego zaplanowania i odpowiedniego przygotowania. Należy o niej pomyśleć przynajmniej na kilka tygodni przez rozpoczęciem prac. Aby nie narazić się na zbędne komplikacje i ze spokojem zajmować się poszczególnymi etapami. Nie ma nic gorszego od pośpiechu. To on wywołuje bowiem stres, który w takich sytuacjach jedynie przeszkadza, a na pewno nie pomaga.

Jak zorganizować przeprowadzkę biura? Po pierwsze poinformuj pracowników

Jak zorganizować przeprowadzkę biura?Decyzja o przeprowadzeniu biura podejmowana jest najczęściej przez samego właściciela działalności, ewentualnie przez kierownictwo. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań należałoby jednak poinformować o niej wszystkich pracowników. Nikogo nie można tutaj pominąć. Dla zatrudnionych osób taka zmiana miejsca pracy też może być czynnikiem stresogennym. Zwłaszcza jeśli w poprzednim lokalu funkcjonowali oni już od dłuższego czasu. Muszą więc na spokojnie oswoić się z myślą. A żeby do tego doszło, szefostwo ma obowiązek poinformować ich o planowanej przeprowadzce. Najlepiej w tym celu zorganizować specjalnie spotkanie. Zebrać wszystkich pracowników w czasie pracy w jednym miejscu, a następnie powiadomić ich o zmianie siedziby firmowej. I wytłumaczyć, jaki będzie mieć to wpływ na rozwój działalności i dlaczego w ogóle taka decyzja została podjęta.

Szefowie i dyrektorzy często popełniają ten błąd, iż zakładają od razu, że dla pracowników taka zmiana nie będzie mieć większego znaczenia. Zwłaszcza jeśli nowy lokal położony jest w pobliżu tego starego. Ludzie jednak przyzwyczajają się do pewnych rzeczy i miejsc. Więc potrzebują czasu, aby w ogóle oswoić się z myślą o przeprowadzce. Należy im go koniecznie dać. W przeciwnym wypadku może dojść nawet do buntu pracowników, którzy zaczną rezygnować ze swoich posad i rzucać pracę tylko dlatego, że poczują się zapomniani i zignorowani.

Organizacja przeprowadzki biura

Gdy cała ekipa zostanie już poinformowana o przeprowadzce i pogodzi się z tą myślą lub nie, można będzie przejść płynnie do kolejnego etapu – samej organizacji. Szefostwo powinno ustalić, które osoby wezmą na siebie odpowiedzialność za przygotowywanie i projektowanie nowego miejsca pracy. Jeżeli tylko budżet firmy na to pozwala, może ona skorzystać z usług doświadczonego w tych sprawach architekta. Ale jeśli możliwości finansowe są mocno ograniczone, warto zachęcić do pomocy kilku pracowników. Można nawet zaproponować im w zamian dodatkową premię lub wyższą pensję. Jeżeli zadania nie będą realizowane w godzinach pracy. Wyznaczona ekipa odpowie za wygląd nowej siedziby firmy. Ustali rozkład konkretnych stanowisk. Określi, w jakich miejscach mają pojawić się poszczególne urządzenia, meble i inne narzędzia. Dobry plan pozwoli również w wyznaczeniu kosztorysu całej przeprowadzki.

Firmy transportowe, które prędzej czy później trzeba będzie zatrudnić, zawsze chcą najpierw zapoznać się z nowym układem biura. Bo to na jego podstawie dokonują wyceny całego zlecenia. Oczywiście szefostwo wspólnie z pracownikami musi zadecydować również o tym, które przedmioty zostaną w ogóle przewiezione, a których trzeba będzie się pozbyć. Wyrzucić je, sprzedać bądź zutylizować. Takie dogłębne porządki na pewno warto przeprowadzić. Aby nie zagracać od razu swojej nowej siedziby, w której prędzej czy później i tak zaczną pojawiać się zupełnie zbędne i niepotrzebne przedmioty.

Żadna firma, która nie ma natomiast doświadczenia w transporcie, nie powinna przesadnie wierzyć w swoje siły i zakładać, że zupełnie samodzielnie uda jej się zrealizować wszystkie zadania związane z przeprowadzką. Demontaż przedmiotów, zabezpieczanie sprzętów oraz przewóz większych gabarytów. W takich sytuacjach jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest współpraca z profesjonalnymi firmami. Te transportowe wiedzą doskonale, jak poradzić sobie z przeprowadzką nawet dużego biura.