Mniejsze firmy dość często zmieniają swoje siedziby. Nie mają swojej jednej konkretnej lokalizacji. Nieraz na początku swojej działalności wynajmuję lokale, by dopiero potem, gdy ich budżet wyraźnie się powiększy, zainwestować w coś własnego i zorganizować to zgodnie ze swoimi indywidualnymi potrzebami. Oczywiście taka przeprowadzka biura wymaga właściwego zaplanowania i odpowiedniego przygotowania. Należy o niej pomyśleć przynajmniej na kilka tygodni przez rozpoczęciem prac. Aby nie narazić się na zbędne komplikacje i ze spokojem zajmować się poszczególnymi etapami. Nie ma nic gorszego od pośpiechu. To on wywołuje bowiem stres, który w takich sytuacjach jedynie przeszkadza, a na pewno nie pomaga.
Jak zorganizować przeprowadzkę biura? Po pierwsze poinformuj pracowników
Decyzja o przeprowadzeniu biura podejmowana jest najczęściej przez samego właściciela działalności, ewentualnie przez kierownictwo. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań należałoby jednak poinformować o niej wszystkich pracowników. Nikogo nie można tutaj pominąć. Dla zatrudnionych osób taka zmiana miejsca pracy też może być czynnikiem stresogennym. Zwłaszcza jeśli w poprzednim lokalu funkcjonowali oni już od dłuższego czasu. Muszą więc na spokojnie oswoić się z myślą. A żeby do tego doszło, szefostwo ma obowiązek poinformować ich o planowanej przeprowadzce. Najlepiej w tym celu zorganizować specjalnie spotkanie. Zebrać wszystkich pracowników w czasie pracy w jednym miejscu, a następnie powiadomić ich o zmianie siedziby firmowej. I wytłumaczyć, jaki będzie mieć to wpływ na rozwój działalności i dlaczego w ogóle taka decyzja została podjęta.
Szefowie i dyrektorzy często popełniają ten błąd, iż zakładają od razu, że dla pracowników taka zmiana nie będzie mieć większego znaczenia. Zwłaszcza jeśli nowy lokal położony jest w pobliżu tego starego. Ludzie jednak przyzwyczajają się do pewnych rzeczy i miejsc. Więc potrzebują czasu, aby w ogóle oswoić się z myślą o przeprowadzce. Należy im go koniecznie dać. W przeciwnym wypadku może dojść nawet do buntu pracowników, którzy zaczną rezygnować ze swoich posad i rzucać pracę tylko dlatego, że poczują się zapomniani i zignorowani.
Organizacja przeprowadzki biura
Gdy cała ekipa zostanie już poinformowana o przeprowadzce i pogodzi się z tą myślą lub nie, można będzie przejść płynnie do kolejnego etapu – samej organizacji. Szefostwo powinno ustalić, które osoby wezmą na siebie odpowiedzialność za przygotowywanie i projektowanie nowego miejsca pracy. Jeżeli tylko budżet firmy na to pozwala, może ona skorzystać z usług doświadczonego w tych sprawach architekta. Ale jeśli możliwości finansowe są mocno ograniczone, warto zachęcić do pomocy kilku pracowników. Można nawet zaproponować im w zamian dodatkową premię lub wyższą pensję. Jeżeli zadania nie będą realizowane w godzinach pracy. Wyznaczona ekipa odpowie za wygląd nowej siedziby firmy. Ustali rozkład konkretnych stanowisk. Określi, w jakich miejscach mają pojawić się poszczególne urządzenia, meble i inne narzędzia. Dobry plan pozwoli również w wyznaczeniu kosztorysu całej przeprowadzki.
Firmy transportowe, które prędzej czy później trzeba będzie zatrudnić, zawsze chcą najpierw zapoznać się z nowym układem biura. Bo to na jego podstawie dokonują wyceny całego zlecenia. Oczywiście szefostwo wspólnie z pracownikami musi zadecydować również o tym, które przedmioty zostaną w ogóle przewiezione, a których trzeba będzie się pozbyć. Wyrzucić je, sprzedać bądź zutylizować. Takie dogłębne porządki na pewno warto przeprowadzić. Aby nie zagracać od razu swojej nowej siedziby, w której prędzej czy później i tak zaczną pojawiać się zupełnie zbędne i niepotrzebne przedmioty.
Żadna firma, która nie ma natomiast doświadczenia w transporcie, nie powinna przesadnie wierzyć w swoje siły i zakładać, że zupełnie samodzielnie uda jej się zrealizować wszystkie zadania związane z przeprowadzką. Demontaż przedmiotów, zabezpieczanie sprzętów oraz przewóz większych gabarytów. W takich sytuacjach jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest współpraca z profesjonalnymi firmami. Te transportowe wiedzą doskonale, jak poradzić sobie z przeprowadzką nawet dużego biura.
